Warum die besten Pläne scheitern, wenn der Blick auf die Wirklichkeit fehlt
Die besten Projektpläne bringen wenig, wenn die Realität sie schon am ersten Tag überholt. Und eine dieser Realitäten heißt: Kapazität. Während Projekte ambitioniert starten, stehen viele Projektverantwortliche schnell vor der ernüchternden Frage: „Wer soll das eigentlich alles umsetzen?“
Denn in vielen Unternehmen stehen Projektgeschäft und Linienorganisation in direkter Konkurrenz – um Zeit, Aufmerksamkeit und Personal. Die Folge: Überlastung, Priorisierungskonflikte und Frust auf allen Seiten. In diesem Beitrag zeige ich, warum Kapazitätsplanung nicht einfach ein Rechenschieberjob ist – sondern ein zentraler Hebel für erfolgreiche Zusammenarbeit.
Projekt trifft Linie – ein strukturelles Spannungsfeld
In der Theorie ist alles klar: Die Linie kümmert sich um das Tagesgeschäft, Projekte treiben Veränderung und Innovation voran. Doch in der Praxis sind es meist dieselben Menschen, die beides leisten sollen – ohne dass ihre verfügbare Zeit realistisch eingeschätzt wird.
Die Folge:
- Projekttermine werden zugesagt, obwohl die Kapazitäten gar nicht vorhanden sind
- Fachbereiche priorisieren ihr Tagesgeschäft, das Projekt bleibt auf der Strecke
- Mitarbeitende geraten unter Druck – oder klinken sich innerlich aus
Diese Konflikte entstehen nicht aus Unwillen, sondern aus fehlender Transparenz: Es ist schlichtweg nicht klar, wer wann wie verfügbar ist – oder ob Aufgaben sich überschneiden.
Warum klassische Ressourcenplanung oft versagt
Oft wird Kapazitätsplanung mit Ressourcenplanung verwechselt. Doch ein Ressourcenplan, der auf Vollzeiteinheiten basiert und einfach Projektrollen mit Personen verknüpft, ist in einem dynamischen Umfeld nur bedingt hilfreich.
Denn was nützt ein sauber geplanter Projektplan, wenn:
- der Linienvorgesetzte den Mitarbeitenden kurzfristig für ein anderes Thema abzieht?
- ungeplante Aufgaben (z. B. Supportanfragen) die Kapazität zusätzlich binden?
- der Mitarbeitende auf dem Papier „verfügbar“ ist – aber de facto in fünf Meetings gleichzeitig sitzt?
Kurz: Die Lücke zwischen Plan und Wirklichkeit ist größer, als viele glauben.
Was gute Kapazitätsplanung auszeichnet
Eine tragfähige Kapazitätsplanung berücksichtigt nicht nur, was geplant ist, sondern auch, wie die Organisation tatsächlich funktioniert. Dazu gehören:
- Transparenz über die tatsächliche Auslastung
Linienverantwortliche und Projektleiter müssen gemeinsam klären, welche Mitarbeitenden wie stark im Tagesgeschäft gebunden sind – und welche Zeit realistisch fürs Projekt zur Verfügung steht. - Prioritäten abgestimmt mit der Unternehmensstrategie
Es braucht ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Projekte Vorrang haben – nicht auf dem Papier, sondern im Alltag. - Echte Abstimmung statt paralleler Planung
Die Zeiten, in denen Projekt- und Linienplanung getrennt stattfanden, sind vorbei. Nur wenn beide Seiten gemeinsam planen, kann Kapazitätskonflikten vorgebeugt werden. - Flexible Szenarien statt starrer Zuordnung
Kapazitätsplanung sollte auch Was-wäre-wenn-Szenarien zulassen: Was passiert, wenn ein Projekt verschoben wird? Oder ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt?
Mein Tipp aus der Praxis
In vielen Organisationen reicht es schon, die Frage zu stellen:
„Wissen wir eigentlich, wie viel verfügbare Zeit unsere Projektmitarbeiter wirklich haben – neben ihrer Linienarbeit?“
Ein einfacher, aber ehrlicher Abgleich zwischen Projekt- und Linienführung kann hier für Aha-Momente sorgen. Ergänzt durch ein transparentes Kapazitätsboard oder eine geeignete Software entsteht ein gemeinsames Verständnis – und damit die Basis für bessere Entscheidungen.
Kapazität ist kein Add-on – sie ist die Voraussetzung
Erfolgreiche Projekte scheitern nicht an Ideen, sondern an Ressourcen. Und Ressourcen sind nicht nur „verfügbar“, weil sie auf einer Liste stehen. Kapazitätsplanung muss realistisch, abgestimmt und flexibel sein. Nur so gelingt die Balance zwischen Projektgeschäft und Linie – und nur so entstehen Ergebnisse, die das Unternehmen wirklich weiterbringen.
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